Die E-Rechnung wird f\u00fcr Unternehmen zunehmend zum festen Bestandteil der Buchhaltung. Unternehmen in Berlin sollten 2026 deshalb pr\u00fcfen, ob sie E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch korrekt verarbeiten, aufbewahren und k\u00fcnftig selbst ausstellen k\u00f6nnen.<\/b> Denn w\u00e4hrend f\u00fcr die Ausstellung noch \u00dcbergangsfristen gelten, m\u00fcssen inl\u00e4ndische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 grunds\u00e4tzlich technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.<\/p>\nWas gilt f\u00fcr die E-Rechnung 2026 und 2027?<\/b><\/h2>\n
Bis zum 31. Dezember 2026<\/b> k\u00f6nnen Rechnungsaussteller grunds\u00e4tzlich noch von einer \u00dcbergangsregelung Gebrauch machen und statt einer E-Rechnung beispielsweise eine Papierrechnung ausstellen. Andere elektronische Formate wie eine einfache PDF-Datei k\u00f6nnen in diesem Zeitraum weiterhin verwendet werden, wenn der Empf\u00e4nger zustimmt.<\/p>\n
F\u00fcr Rechnungsaussteller, deren Vorjahresumsatz h\u00f6chstens 800.000 Euro<\/b> betr\u00e4gt, verl\u00e4ngert sich diese \u00dcbergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2027. Danach wird die E-Rechnung bei den von der gesetzlichen Pflicht erfassten Ums\u00e4tzen zwischen inl\u00e4ndischen Unternehmen grunds\u00e4tzlich verbindlich.<\/p>\nF\u00fcr wen gilt die E-Rechnungspflicht?<\/b><\/h2>\n
Die Regelungen betreffen vor allem Rechnungen zwischen inl\u00e4ndischen Unternehmen im sogenannten B2B-Bereich. Es gibt jedoch Ausnahmen. Keine verpflichtende E-Rechnung ist beispielsweise bei Rechnungen an private Endverbraucher vorgesehen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Ums\u00e4tze und Leistungen von Kleinunternehmern fallen unter Ausnahmeregelungen.<\/p>\n
Wichtig f\u00fcr Kleinunternehmer: Sie sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung<\/b> einer E-Rechnung ausgenommen, m\u00fcssen E-Rechnungen anderer Unternehmen aber grunds\u00e4tzlich empfangen k\u00f6nnen. F\u00fcr den Empfang reicht technisch bereits ein E-Mail-Postfach aus.<\/p>\nPDF, XRechnung oder ZUGFeRD: Wo liegt der Unterschied?<\/b><\/h2>\n
Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Voraussetzung ist ein strukturiertes elektronisches Format<\/b>, das eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten erm\u00f6glicht. Zu den g\u00e4ngigen Formaten z\u00e4hlen insbesondere XRechnung<\/b> und ZUGFeRD ab Version 2.0.1<\/b> mit den entsprechenden zul\u00e4ssigen Profilen.<\/p>\n
Die XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten und enth\u00e4lt keine zus\u00e4tzliche PDF-Darstellung. ZUGFeRD kann dagegen als hybrides Format strukturierte Daten mit einer f\u00fcr Menschen lesbaren Darstellung verbinden. Bei solchen hybriden E-Rechnungen sind im Zweifelsfall die Daten des strukturierten Rechnungsteils ma\u00dfgeblich.<\/p>\n
Der Empfang allein ist nur ein Teil der Umstellung. Unternehmen sollten auch kl\u00e4ren, wie E-Rechnungen intern gepr\u00fcft, an die Buchhaltung weitergegeben und archiviert werden. Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen grunds\u00e4tzlich acht Jahre<\/b> aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner urspr\u00fcnglichen Form erhalten bleiben.<\/p>\n
F\u00fcr Unternehmen bietet sich daher an, die vorhandenen digitalen Abl\u00e4ufe fr\u00fchzeitig zu \u00fcberpr\u00fcfen: K\u00f6nnen die verwendeten Systeme die relevanten Rechnungsformate verarbeiten? Sind Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt? Und ist sichergestellt, dass eingehende E-Rechnungen zuverl\u00e4ssig der Buchhaltung zugeordnet werden?<\/p>\n
Das Steuerb\u00fcro Kerkmann in Berlin-Zehlendorf<\/b> arbeitet bereits mit digitalen L\u00f6sungen in der Finanzbuchhaltung und setzt dabei unter anderem ADDISON ein. Dokumente k\u00f6nnen digital an die Kanzlei \u00fcbermittelt und wichtige Unternehmensdaten online bereitgestellt werden.<\/p>\n
Die Jahre 2026 und 2027 bieten Unternehmen die Gelegenheit, ihre Rechnungsprozesse auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten. Welche gesetzlichen Regelungen, Ausnahmen und \u00dcbergangsfristen im konkreten Einzelfall gelten, sollte jedoch fachlich gepr\u00fcft werden. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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