E-Rechnung 2026/2027: Was Unternehmen in Berlin jetzt vorbereiten sollten

Die E-Rechnung wird für Unternehmen zunehmend zum festen Bestandteil der Buchhaltung. Unternehmen in Berlin sollten 2026 deshalb prüfen, ob sie E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch korrekt verarbeiten, aufbewahren und künftig selbst ausstellen können. Denn während für die Ausstellung noch Übergangsfristen gelten, müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Was gilt für die E-Rechnung 2026 und 2027?

Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch von einer Übergangsregelung Gebrauch machen und statt einer E-Rechnung beispielsweise eine Papierrechnung ausstellen. Andere elektronische Formate wie eine einfache PDF-Datei können in diesem Zeitraum weiterhin verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.

Für Rechnungsaussteller, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro beträgt, verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2027. Danach wird die E-Rechnung bei den von der gesetzlichen Pflicht erfassten Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich verbindlich.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Regelungen betreffen vor allem Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen im sogenannten B2B-Bereich. Es gibt jedoch Ausnahmen. Keine verpflichtende E-Rechnung ist beispielsweise bei Rechnungen an private Endverbraucher vorgesehen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze und Leistungen von Kleinunternehmern fallen unter Ausnahmeregelungen.

Wichtig für Kleinunternehmer: Sie sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen anderer Unternehmen aber grundsätzlich empfangen können. Für den Empfang reicht technisch bereits ein E-Mail-Postfach aus.

PDF, XRechnung oder ZUGFeRD: Wo liegt der Unterschied?

Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Voraussetzung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Zu den gängigen Formaten zählen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit den entsprechenden zulässigen Profilen.

Die XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten und enthält keine zusätzliche PDF-Darstellung. ZUGFeRD kann dagegen als hybrides Format strukturierte Daten mit einer für Menschen lesbaren Darstellung verbinden. Bei solchen hybriden E-Rechnungen sind im Zweifelsfall die Daten des strukturierten Rechnungsteils maßgeblich.

E-Rechnungen richtig empfangen und aufbewahren

Der Empfang allein ist nur ein Teil der Umstellung. Unternehmen sollten auch klären, wie E-Rechnungen intern geprüft, an die Buchhaltung weitergegeben und archiviert werden. Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Für Unternehmen bietet sich daher an, die vorhandenen digitalen Abläufe frühzeitig zu überprüfen: Können die verwendeten Systeme die relevanten Rechnungsformate verarbeiten? Sind Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt? Und ist sichergestellt, dass eingehende E-Rechnungen zuverlässig der Buchhaltung zugeordnet werden?

Digitale Buchhaltung in Berlin rechtzeitig vorbereiten

Das Steuerbüro Kerkmann in Berlin-Zehlendorf arbeitet bereits mit digitalen Lösungen in der Finanzbuchhaltung und setzt dabei unter anderem ADDISON ein. Dokumente können digital an die Kanzlei übermittelt und wichtige Unternehmensdaten online bereitgestellt werden.

Die Jahre 2026 und 2027 bieten Unternehmen die Gelegenheit, ihre Rechnungsprozesse auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten. Welche gesetzlichen Regelungen, Ausnahmen und Übergangsfristen im konkreten Einzelfall gelten, sollte jedoch fachlich geprüft werden. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.